چک‌لیست بستن حساب‌های ماهانه؛ ۲۹ مرحله تا قفل دوره
چک‌لیست بستن ماهانه فهرست مرتب کارهایی است که ثبت‌های یک ماه را به گزارش قابل اتکا تبدیل می‌کند: مغایرت‌گیری بانک و چک‌ها، تطبیق دریافتنی، پرداختنی و انبار، ثبت هزینه‌های پرداختنی، پیش‌پرداخت و استهلاک، تسعیر ارز، بررسی تراز آزمایشی، تهیه صورت‌ها و قفل دوره. این قالب رایگان ۲۹ مرحله در پنج روز کاری دارد.
چک‌لیست چطور چیده شده است؟
کارها به ترتیب وابستگی آمده‌اند. اول ثبت رویدادها کامل می‌شود (روز ۱ و ۲)، بعد تطبیق‌ها (روز ۲ و ۳)، سپس اسناد اصلاحی پایان دوره (روز ۳)، مالیات و بررسی (روز ۴) و در آخر گزارش و قفل دوره (روز ۵). تیم کوچک می‌تواند در پنج روز کاری تمامش کند؛ اگر یک نفر همه کارها را انجام می‌دهد شاید بیشتر طول بکشد، اما ترتیب همان است.
هر ردیف مسئول و روز کاری سررسید دارد. ستون انجام شد را با تاریخ و امضای کوتاه پر کنید و در توضیحات شاهد کار را بنویسید، مثلاً نام فایل صورت مغایرت بانکی، تا بررسی‌کننده بعدی مسیر شما را دنبال کند.
| روز کاری | تمرکز |
|---|---|
| روز ۱ | تکمیل فروش، وصولی‌ها، رسید و حواله انبار و صورت‌حساب‌های بانکی |
| روز ۲ | مغایرت‌گیری بانکی، وضعیت چک‌ها، فاکتورهای خرید، حقوق، تغییرات دارایی ثابت |
| روز ۳ | تطبیق حساب اشخاص و انبار، هزینه‌های پرداختنی، پیش‌پرداخت، استهلاک، تسعیر |
| روز ۴ | ارزش افزوده و سامانه مودیان، تراز آزمایشی و مقایسه با بودجه |
| روز ۵ | صورت‌های مالی، تأیید مدیر مالی و تاریخ قفل |
مهم‌ترین تطبیق‌ها
چند تطبیق بیشتر خطاها را پیش از رسیدن به صورت‌های مالی می‌گیرند. مغایرت‌گیری بانکی موجودی بانک را ثابت می‌کند. وضعیت چک‌های دریافتنی و پرداختنی سررسید ماه (وصول‌شده، در جریان وصول، برگشتی) باید با حساب‌های اسناد دریافتنی و پرداختنی بخواند. مانده تفصیلی مشتریان و تأمین‌کنندگان باید با حساب معین آنها در دفتر کل برابر باشد و اگر انبار دارید، کاردکس انبار باید با حساب موجودی کالا بخواند.
برای تراز کردن مغایرت، رقم بی‌پشتوانه ثبت نکنید. اختلاف توضیح‌داده‌نشده یعنی اطلاعات؛ آن را تا رویدادی که ایجادش کرده دنبال کنید.
ارزش افزوده و سامانه مودیان
مانده حساب‌های مالیات بر ارزش افزوده خرید و فروش را هر ماه با گزارش فروش و خرید تطبیق دهید تا در پایان فصل، تهیه اظهارنامه دوره‌ای ارزش افزوده کار یک‌روزه باشد. اگر کسب‌وکار شما مشمول سامانه مودیان شده است، صورت‌حساب‌های الکترونیکی صادرشده در سامانه را با فروش ثبت‌شده در دفاتر مقایسه کنید تا اختلاف‌ها پیش از پایان دوره پیدا شوند.
مهلت‌ها و نرخ‌ها با بخشنامه‌ها و قانون بودجه تغییر می‌کنند؛ تاریخ تسلیم اظهارنامه را از سازمان امور مالیاتی کشور بررسی کنید.
قفل کردن دوره در حسابدار من
آخرین مرحله این است که کسی نتواند ماه بسته‌شده را تغییر دهد. در حسابدار من برای سال مالی تاریخ قفل تعیین می‌کنید: اسناد با تاریخ تا آن روز ساخته، ویرایش یا قطعی نمی‌شوند و سند قطعی فقط با سند برگشتی اصلاح می‌شود. در گروه شرکت‌ها، مرحله حساب‌های فی‌مابین تأیید می‌کند که مانده هر شرکت با شرکت‌های دیگر پیش از قفل یکی است.
پیش‌نمایش
ردیف‌های اول فایل قابل دانلود.
| ردیف | حوزه | شرح کار | مسئول | روز کاری سررسید | انجام شد | توضیحات |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ۱ | بانک | دریافت صورت‌حساب همه حساب‌های بانکی تا آخرین روز ماه | حسابدار | ۱ | ||
| ۲ | تنخواه | رسیدگی به هزینه‌های تنخواه‌گردان با مدارک و ثبت سند تنخواه | حسابدار | ۱ | ||
| ۳ | فروش | ثبت همه فاکتورهای فروش و برگشت از فروش با تاریخ این ماه | حسابدار فروش | ۱ | ||
| ۴ | دریافتنی | ثبت وصولی‌ها و تخصیص آنها به فاکتورهای باز مشتریان | حسابدار فروش | ۱ | ||
| ۵ | انبار | ثبت همه رسیدها، حواله‌ها، ارسال‌ها و انتقال‌های انبار به ترتیب تاریخ | انباردار | ۱ | ||
| ۶ | بانک | مغایرت‌گیری بانکی هر حساب با دفتر و توضیح همه اقلام مغایرت | حسابدار | ۲ | صورت مغایرت را پیوست کنید | |
| ۷ | چک‌ها | پیگیری وضعیت چک‌های دریافتنی و پرداختنی سررسید ماه: وصول‌شده، در جریان وصول، برگشتی | حسابدار | ۲ | ||
| ۸ | خرید | ثبت فاکتورهای خرید کالا و خدمات دریافت‌شده در ماه | حسابدار خرید | ۲ | ||
| ۹ | پرداختنی | شناسایی کالا و خدمات دریافت‌شده‌ای که فاکتورش هنوز نرسیده است | حسابدار خرید | ۲ | ||
| ۱۰ | حقوق | ثبت حقوق و دستمزد، حق بیمه تأمین اجتماعی و مالیات حقوق کسرشده؛ تطبیق مانده‌های پرداختنی | حسابدار حقوق | ۲ | ||
| ۱۱ | انبار | انبارگردانی کامل یا دوره‌ای و ثبت اصلاحات شمارش | انباردار | ۲ | ||
| ۱۲ | دارایی ثابت | ثبت خرید و فروش یا اسقاط دارایی‌های ثابت | حسابدار | ۲ | ||
| ۱۳ | دریافتنی | تطبیق مانده تفصیلی مشتریان با حساب معین دریافتنی‌های تجاری | حسابدار فروش | ۳ | ||
| ۱۴ | دریافتنی | بررسی سنی مطالبات و به‌روزرسانی ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول | سرپرست حسابداری | ۳ | ||
| ۱۵ | پرداختنی | تطبیق مانده تفصیلی تأمین‌کنندگان با حساب معین پرداختنی‌ها و صورت‌حساب آنها | حسابدار خرید | ۳ |
دانلود قالب
رایگان و بدون ثبت‌نام. در فایل اکسل کد حساب‌ها متنی ذخیره شده تا صفرها و ترتیب ارقام حفظ شود.
مراحل بستن حساب‌های ماهانه
- ۱
تکمیل ثبت‌های ماه
همه فاکتورهای فروش و خرید، دریافت‌ها، پرداخت‌ها و اسناد انبار با تاریخ این ماه را ثبت کنید.
- ۲
تطبیق‌ها
بانک، چک‌ها، حساب اشخاص و انبار را با اسناد پشتوانه و دفاتر معین تطبیق دهید.
- ۳
اسناد اصلاحی
هزینه‌های پرداختنی، سهم ماه پیش‌پرداخت‌ها، استهلاک، پیش‌دریافت‌ها و تسعیر ارز را ثبت کنید.
- ۴
بررسی
تراز آزمایشی بگیرید، مانده‌های غیرعادی را پیگیری کنید و عملکرد را با بودجه مقایسه کنید.
- ۵
گزارش و قفل
صورت‌های مالی را تهیه کنید، تأیید بگیرید و تاریخ قفل ماه را تعیین کنید.
پرسش‌های متداول
بستن حساب‌های ماهانه چقدر طول می‌کشد؟
بسیاری از تیم‌های مالی کوچک و متوسط هدفشان پنج روز کاری است. بستن سریع‌تر از ثبت روزانه اسناد، مغایرت‌گیری هفتگی بانک و اسناد تکراری برای هزینه‌های قابل پیش‌بینی به دست می‌آید.
فرق بستن ماهانه با بستن پایان سال چیست؟
بستن ماهانه ارقام قابل اتکای ماه را می‌سازد و ماه را قفل می‌کند. در پایان سال همین کارها انجام می‌شود و بعد حساب‌های درآمد و هزینه با سند اختتامیه بسته می‌شوند، سود (زیان) به سود انباشته می‌رود و سند افتتاحیه سال بعد صادر می‌شود.
مسئول چک‌لیست چه کسی است؟
معمولاً مدیر مالی یا سرپرست حسابداری مالک چک‌لیست و تأیید نهایی است و هر کار به کسی سپرده می‌شود که اطلاعاتش را دارد: دریافتنی، پرداختنی، حقوق و انبار.
می‌توانم ترتیب کارها را عوض کنم؟
بله، به شرطی که وابستگی‌ها حفظ شود: تطبیق و اصلاح پیش از بررسی تراز آزمایشی، و بررسی پیش از تهیه صورت‌ها و قفل دوره.
صفحه‌های مرتبط
آخرین بازبینی:
قالب‌های رایگان دیگر
همه قالب‌ها- کدینگ حسابداری IFRS۲۰۲ حساب در ۸ طبقه، چیدهشده بر اساس صورت وضعیت مالی و صورت سود و زیان به تفکیک کارکرد.
- کدینگ US GAAP۲۰۰ حساب با شمارهگذاری چهاررقمی آمریکایی، از ۱۰۰۰ موجودی نقد تا ۹۰۰۰ مالیات بر درآمد.
- قالب سند حسابداریفرم آماده سند حسابداری با کد حساب، طرف حساب، مرکز هزینه و سه سند نمونه تراز.
- قالب تراز آزمایشیتراز آزمایشی ششستونی (مانده اول دوره، گردش، مانده پایان دوره) با ۱۷ حساب نمونه که کاملاً تراز است.
از فایل اکسل جلوتر بروید
در حسابدار من هنگام افتتاح سال مالی کدینگ حساب‌ها را نصب می‌کنید، سند تراز ثبت می‌کنید و تراز آزمایشی، صورت‌های مالی و انحراف بودجه را بدون جابه‌جایی داده بین فایل‌ها می‌گیرید.