قالب سند حسابداری در اکسل و CSV
قالب سند حسابداری جدولی است که هر ردیف آن یک ردیف سند است: شماره سند، تاریخ، نوع سند، کد و نام حساب، شرح، طرف حساب، مرکز هزینه، بدهکار و بستانکار. هر سند دست‌کم دو ردیف دارد و جمع بدهکار آن با جمع بستانکار برابر است. فایل را با سه سند نمونه رایگان دانلود کنید.
هر ستون چه معنایی دارد؟
یک سند حسابداری در چند ردیف با شماره سند و تاریخ یکسان ثبت می‌شود. هر ردیف یک حساب را فقط در یک طرف، بدهکار یا بستانکار، گردش می‌دهد.
- شماره سند ردیف‌های یک سند را کنار هم نگه می‌دارد؛ اسناد را در هر سال مالی پشت سر هم شماره بزنید.
- تاریخ تاریخ رویداد به شمسی است (مثل ۱۴۰۵/۰۸/۰۵) و دوره‌ای را که سند در آن ثبت می‌شود تعیین می‌کند.
- نوع سند کاربرد سند را مشخص می‌کند؛ مثل فروش، خرید، پرداخت یا عمومی. نوع سند را ببینید.
- کد و نام حساب از کدینگ حساب‌های شما می‌آید؛ مثلاً سرفصل حساب‌های استاندارد ایران.
- طرف حساب در ردیف‌های دریافتنی و پرداختنی پر می‌شود تا مانده هر مشتری و تأمین‌کننده (حساب تفصیلی) معلوم باشد.
- مرکز هزینه ردیف‌های درآمد و هزینه را برای گزارش واحدها برچسب می‌زند.
- بدهکار و بستانکار مبلغ را فقط در یکی از دو ستون نگه می‌دارند و ستون دیگر خالی می‌ماند.
سه سند نمونه داخل فایل
فایل با سه سند رایج شروع می‌شود تا الگو را ببینید و بعد حذفشان کنید. سند ۱ فروش نسیه ۱٬۰۰۰ میلیون ریال به‌علاوه ۱۰ درصد مالیات بر ارزش افزوده است: حساب‌های دریافتنی ۱٬۱۰۰ میلیون ریال بدهکار، فروش ۱٬۰۰۰ میلیون و مالیات ارزش افزوده فروش ۱۰۰ میلیون ریال بستانکار می‌شوند. سند ۲ پرداخت ۶۵۰ میلیون ریال به تأمین‌کننده از بانک است و سند ۳ استهلاک یک ماه ماشین‌آلات به مبلغ ۱۲۵ میلیون ریال.
هر سند جداگانه تراز است. ممکن است جمع کل فایل تراز باشد ولی یک سند اشتباه داشته باشد؛ پس تراز بودن را برای هر شماره سند جداگانه کنترل کنید. نرخ ۱۰ درصد در این مثال نرخ عمومی سال ۱۴۰۵ طبق قانون بودجه است؛ نرخ روز را از سازمان امور مالیاتی بررسی کنید.
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| ۱۳۰۱ حساب‌های دریافتنی تجاری | ۱٬۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| ۶۱۰۱ فروش کالا | ۱٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| ۳۲۰۵ مالیات و عوارض ارزش افزوده فروش | ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
کنترل‌ها و اشتباه‌های رایج
بیشتر اشتباه‌های ثبت سند چند الگوی تکراری دارند. آنها را پیش از قطعی کردن پیدا کنید؛ چون سند قطعی فقط با سند برگشتی اصلاح می‌شود.
- برابر نبودن جمع بدهکار و بستانکار یک سند. ردیف‌ها را در ابزار کنترل تراز سند وارد کنید تا اختلاف را پیدا کنید.
- مبلغ در هر دو ستون یک ردیف، یا مبلغ منفی به‌جای ثبت در طرف مقابل.
- ثبت روی حساب گروه یا کل به‌جای حساب معین قابل ثبت.
- خالی ماندن طرف حساب در ردیف‌های دریافتنی و پرداختنی که مانده اشخاص را به هم می‌ریزد.
- ثبت مبلغ با مالیات در حساب فروش، وقتی قیمت شامل مالیات بر ارزش افزوده بوده است.
از اکسل تا دفاتر قانونی
دفتر روزنامه در اکسل برای چند ده سند در ماه کار می‌کند، اما جلوی سند ناتراز یا تغییر ماه بسته‌شده را نمی‌گیرد. در حسابدار من تراز بودن هر سند پیش از ذخیره کنترل می‌شود، هر سند در سال مالی خود شماره پیاپی دارد و تا قطعی نشده موقت می‌ماند. سند قطعی قابل ویرایش نیست و تاریخ قفل از دوره‌های بسته‌شده محافظت می‌کند.
اگر اسناد از سامانه دیگری می‌آیند، همین ردیف‌ها (حساب، طرف حساب، مرکز هزینه، پروژه، بدهکار، بستانکار) را می‌توانید با کلید یکتایی از طریق REST API بفرستید تا تکرار یک درخواست، سند تکراری نسازد.
پیش‌نمایش
ردیف‌های اول فایل قابل دانلود.
| شماره سند | تاریخ | نوع سند | کد حساب | نام حساب | شرح | طرف حساب | مرکز هزینه | بدهکار (ریال) | بستانکار (ریال) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ۱ | 1405/08/05 | فروش | 1301 | حساب‌های دریافتنی تجاری | فاکتور فروش شماره ۱۰۰۱، فروش نسیه ۳۰ روزه | شرکت پخش البرز | ۱٬۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ||
| ۱ | 1405/08/05 | فروش | 6101 | فروش کالا | فاکتور فروش شماره ۱۰۰۱، مبلغ بدون مالیات | فروش | ۱٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ||
| ۱ | 1405/08/05 | فروش | 3205 | مالیات و عوارض ارزش افزوده فروش | فاکتور فروش شماره ۱۰۰۱، مالیات و عوارض ۱۰ درصد | ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |||
| ۲ | 1405/08/12 | پرداخت | 3101 | حساب‌های پرداختنی تجاری | تسویه فاکتور خرید شماره ۲۰۴۵ | شرکت بسته‌بندی آریا | ۶۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ||
| ۲ | 1405/08/12 | پرداخت | 1103 | بانک: حساب جاری اصلی | انتقال بانکی به شرکت بسته‌بندی آریا | ۶۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |||
| ۳ | 1405/08/30 | عمومی | 8401 | هزینه استهلاک دارایی‌های ثابت مشهود | استهلاک ماشین‌آلات آبان ۱۴۰۵ | تولید | ۱۲۵٬۰۰۰٬۰۰۰ | ||
| ۳ | 1405/08/30 | عمومی | 2203 | استهلاک انباشته ماشین‌آلات و تجهیزات | استهلاک ماشین‌آلات آبان ۱۴۰۵ | ۱۲۵٬۰۰۰٬۰۰۰ |
دانلود قالب
رایگان و بدون ثبت‌نام. در فایل اکسل کد حساب‌ها متنی ذخیره شده تا صفرها و ترتیب ارقام حفظ شود.
مراحل پر کردن قالب سند حسابداری
- ۱
حذف نمونه‌ها
سطر عنوان را نگه دارید و پس از خواندن سه سند نمونه، آنها را پاک کنید.
- ۲
شماره سند جدید
به همه ردیف‌های یک رویداد شماره سند و تاریخ یکسان بدهید.
- ۳
انتخاب حساب از کدینگ
برای هر ردیف کد و نام یک حساب معین قابل ثبت را بنویسید و در ردیف‌های دریافتنی و پرداختنی طرف حساب را هم وارد کنید.
- ۴
ثبت مبلغ در یک طرف
مبلغ را فقط در ستون بدهکار یا بستانکار بنویسید.
- ۵
کنترل تراز
جمع بدهکار و بستانکار هر شماره سند را بگیرید؛ پیش از قطعی کردن باید برابر باشند.
پرسش‌های متداول
سند حسابداری چه اجزایی دارد؟
سند حسابداری تاریخ، شماره، شرح و دست‌کم دو ردیف دارد. هر ردیف یک حساب و مبلغی در طرف بدهکار یا بستانکار دارد و جمع بدهکار با جمع بستانکار برابر است.
آیا سند می‌تواند بیش از دو ردیف داشته باشد؟
بله. سند مرکب، مثل فروش با مالیات بر ارزش افزوده یا سند حقوق، می‌تواند ردیف‌های زیادی داشته باشد. تنها شرط این است که جمع بدهکار و بستانکار سند برابر باشد.
فایل اکسل را بگیرم یا CSV؟
اگر قرار است در فایل تایپ کنید، اکسل را بگیرید؛ عرض ستون‌ها و سطر عنوان ثابت در آن حفظ می‌شود. اگر می‌خواهید ردیف‌ها را به برنامه دیگری بدهید، CSV مناسب‌تر است و کدها را به‌صورت متن نگه می‌دارد.
سند اشتباه را چطور اصلاح کنیم؟
اگر سند هنوز موقت است، همان را اصلاح کنید. اگر قطعی شده، سند برگشتی با جابه‌جایی بدهکار و بستانکار ثبت کنید و بعد سند درست را بزنید تا ردپای هر دو در دفاتر بماند.
صفحه‌های مرتبط
آخرین بازبینی:
قالب‌های رایگان دیگر
همه قالب‌ها- کدینگ حسابداری IFRS۲۰۲ حساب در ۸ طبقه، چیدهشده بر اساس صورت وضعیت مالی و صورت سود و زیان به تفکیک کارکرد.
- کدینگ US GAAP۲۰۰ حساب با شمارهگذاری چهاررقمی آمریکایی، از ۱۰۰۰ موجودی نقد تا ۹۰۰۰ مالیات بر درآمد.
- قالب تراز آزمایشیتراز آزمایشی ششستونی (مانده اول دوره، گردش، مانده پایان دوره) با ۱۷ حساب نمونه که کاملاً تراز است.
- چکلیست بستن حساب‌های ماهانه۲۹ کار پایان ماه به ترتیب، با حوزه، مسئول، روز کاری سررسید و ستون انجام شد.
از فایل اکسل جلوتر بروید
در حسابدار من هنگام افتتاح سال مالی کدینگ حساب‌ها را نصب می‌کنید، سند تراز ثبت می‌کنید و تراز آزمایشی، صورت‌های مالی و انحراف بودجه را بدون جابه‌جایی داده بین فایل‌ها می‌گیرید.