آخرین به‌روزرسانی:
۱.ما چه کسی هستیم و این سیاست چه چیزی را پوشش می‌دهد
حسابدار من («ما») وب‌سایت hesabdar.my، نرم‌افزار تحت وب حسابدار من و API حسابدار من در api.hesabdar.my (در مجموع «سرویس») را اداره می‌کند. این سیاست درباره داده‌های شخصی‌ای است که هنگام بازدید از سایت، ساخت حساب کاربری، استفاده از سرویس یا تماس با ما پردازش می‌کنیم.
سرویس، اسناد حسابداری‌ای را نگه می‌دارد که شما و تیمتان وارد می‌کنید و ممکن است شامل داده‌های شخصی دیگران باشد؛ مثل نام و اطلاعات تماس مشتریان، تأمین‌کنندگان یا کارکنان شما. تصمیم درباره اینکه چه چیزی و به چه منظوری ثبت شود با شما (یا کسب‌وکاری که برایش کار می‌کنید) است و ما این داده‌ها را از طرف شما و برای ارائه سرویس پردازش می‌کنیم. بخش ۶ نحوه رفتار ما با این داده‌ها را توضیح می‌دهد.
۲.داده‌هایی که جمع می‌کنیم
فقط داده‌هایی را جمع می‌کنیم که برای اداره یک سرویس حسابداری لازم است. بسته به نحوه استفاده شما، این موارد شامل می‌شود:
- اطلاعات حساب کاربری: نام، نشانی ایمیل، رمز عبور (فقط به‌صورت هش یک‌طرفه)، شماره تلفن و تصویر پروفایل در صورت تمایل، زبان و منطقه زمانی دلخواه، و فعال یا غیرفعال بودن ورود دومرحله‌ای.
- داده‌های کسب‌وکار و حسابداری که وارد می‌کنید: مشخصات و لوگوی کسب‌وکار، سرفصل حساب‌ها، سال‌های مالی، اسناد حسابداری و پیوست‌ها، طرف‌حساب‌ها (مشتریان و تأمین‌کنندگان) و مشخصات آن‌ها، مراکز هزینه، پروژه‌ها، گردش‌کارها و تنظیمات وب‌هوک.
- اطلاعات اعضای تیم: نشانی ایمیل افرادی که دعوت می‌کنید، نقش و وضعیت عضویت آن‌ها.
- سوابق مالی و صورتحساب: خرید و مصرف اعتبار، بسته و روش پرداخت انتخاب‌شده، وضعیت و شناسه‌های پرداخت که پردازشگر پرداخت برمی‌گرداند و در پرداخت با واریز بانکی، شماره پیگیری و رسیدی که بارگذاری می‌کنید.
- داده‌های فنی و امنیتی: زمان ورود و نشانی IP، نام دستگاه یا مرورگر هر نشست، رویدادهای گزارش ممیزی (عملیات، زمان، IP، مرورگر)، گزارش درخواست‌های API (متد، مسیر، کد وضعیت، IP، مدت پاسخ) و گزارش ارسال وب‌هوک (محتوای ارسالی و پاسخ سرور شما).
- پیام‌هایی که برای ما می‌فرستید، مثل ایمیل‌های پشتیبانی، و هر اطلاعاتی که در آن‌ها بنویسید.
شماره کارت بانکی از شما نمی‌خواهیم و هیچ‌وقت آن را دریافت نمی‌کنیم.
۴.کاربرد داده‌ها و مبنای قانونی
هر جا قانون حفاظت از داده مبنای قانونی بخواهد، به موارد زیر استناد می‌کنیم:
- ارائه سرویسی که برای آن ثبت‌نام کرده‌اید (اجرای قرارداد با شما): ساخت حساب کاربری، ذخیره و پردازش داده‌های حسابداری، اجرای گزارش‌ها، گردش‌کارها، فراخوانی‌های API و وب‌هوک‌ها، و کسر اعتبار بابت عملیات.
- ارسال پیام‌های سرویس (قرارداد): تأیید ایمیل، بازیابی رمز عبور، دعوت اعضای تیم، تأیید پرداخت و هشدار کم بودن اعتبار.
- امن و پایدار نگه داشتن سرویس (منافع مشروع ما در حفاظت از شما، سایر مشتریان و سرویس): محدودسازی تلاش‌های ورود، گزارش ممیزی، گزارش درخواست‌ها، پیشگیری از تقلب و سوءاستفاده، رفع اشکال و نسخه پشتیبان.
- نگهداری سوابق مالی و صورتحساب (تکلیف قانونی و قرارداد): ثبت خریدها و تراکنش‌های اعتبار طبق الزامات مالیاتی و حسابداری.
- پاسخ به پیام‌های شما (قرارداد، یا منافع مشروع ما وقتی هنوز مشتری نیستید).
- بهبود محصول (منافع مشروع): شناخت امکاناتی که استفاده می‌شوند بر اساس سوابق سرویس، بدون فروش یا اشتراک‌گذاری داده‌های شما برای تبلیغات.
- پیام‌های اختیاری (رضایت): ایمیل تبلیغاتی نمی‌فرستیم مگر اینکه دریافت آن را پذیرفته باشید و هر زمان می‌توانید رضایت خود را پس بگیرید.
۶.داده‌های حسابداری که درباره دیگران وارد می‌کنید
درباره سوابق حسابداری‌ای که از مشتریان، تأمین‌کنندگان، کارکنان یا افراد دیگر وارد می‌کنید، ما ارائه‌دهنده خدمت شما هستیم (در قوانینی مانند GDPR «پردازشگر» نامیده می‌شود). بنابراین:
- این داده‌ها را فقط برای ارائه سرویس و مطابق دستورها و تنظیمات شما پردازش می‌کنیم؛
- آن‌ها را نمی‌فروشیم و برای تبلیغات به کار نمی‌بریم؛
- دسترسی کارکنان خود را به همان اندازه‌ای محدود می‌کنیم که برای اداره سرویس، پاسخ به درخواست پشتیبانی شما یا بررسی مسائل امنیتی و سوءاستفاده لازم است. وقتی کارشناس پشتیبانی برای کمک به‌جای یک کاربر وارد می‌شود، این دسترسی زمان‌دار است و در گزارش ممیزی ما ثبت می‌شود؛
- اگر کسی از شما دسترسی، اصلاح یا حذف داده‌هایش را بخواهد، در پاسخ به او کمکتان می‌کنیم.
اگر کسی مستقیماً درباره داده‌های موجود در دفاتر شما از ما سؤال کند، تا جایی که ممکن باشد او را به شما ارجاع می‌دهیم.
۷.انتقال بین‌المللی داده
سرورها و ارائه‌دهندگان خدمات ما ممکن است در کشوری غیر از کشور شما باشند. هنگام انتقال داده شخصی به خارج از مرزها، از تدابیر حفاظتی‌ای استفاده می‌کنیم که قانون حاکم لازم می‌داند؛ مانند تعهدات قراردادی با ارائه‌دهندگان خدمات.
۸.مدت نگهداری داده‌ها
داده‌ها را فقط تا زمانی نگه می‌داریم که برای اهداف بالا لازم باشد یا قانون الزام کند:
| نوع داده | مدت نگهداری |
|---|---|
| اطلاعات حساب کاربری | تا زمانی که حساب شما وجود دارد. |
| داده‌های حسابداری و گزارش ممیزی آن | تا زمانی که کسب‌وکار در حساب شما وجود دارد و پس از آن فقط به اندازه‌ای که تکالیف نگهداری سوابق ایجاب کند. |
| کسب‌وکارهای حذف‌شده | ابتدا بایگانی و از نرم‌افزار پنهان می‌شوند. می‌توانید حذف دائمی کسب‌وکار بایگانی‌شده را از ما بخواهید. |
| سوابق صورتحساب و اعتبار | تا زمانی که قوانین مالیاتی و حسابداری نگهداری آن‌ها را لازم بداند. |
| گزارش درخواست‌های API | ۹۰ روز. |
| گزارش ارسال وب‌هوک | ۳۰ روز. |
| سابقه اجرای گردش‌کارها | ۱۸۰ روز. |
| توکن‌های نشست منقضی‌شده | حدود یک روز پس از انقضا حذف می‌شوند. |
| درخواست‌های پرداخت پرداخت‌نشده | فاکتور رمزارزی پس از ۲ روز و درخواست واریز بانکی بدون رسید پس از ۷ روز منقضی می‌شود. سابقه منقضی‌شده در تاریخچه صورتحساب شما باقی می‌ماند. |
داده‌های حذف‌شده ممکن است تا مدت محدودی، تا زمانی که نسخه‌های پشتیبان در چرخه عادی جایگزین شوند، در آن‌ها باقی بمانند.
۹.نحوه حفاظت از داده‌ها
از HTTPS، هش رمز عبور با bcrypt، ورود دومرحله‌ای اختیاری، کلیدهای API هش‌شده، سطح دسترسی مبتنی بر نقش برای هر کسب‌وکار، فضای ذخیره‌سازی خصوصی فایل‌ها و گزارش ممیزی کامل استفاده می‌کنیم. صفحه امنیت این کنترل‌ها را با جزئیات شرح می‌دهد. هیچ سیستمی کاملاً امن نیست؛ پس لطفاً از رمز عبور و کلیدهای API خود هم محافظت کنید.
۱۰.حقوق و اختیارات شما
بسته به محل زندگی‌تان، ممکن است این حقوق را داشته باشید:
- دسترسی به داده‌های شخصی‌ای که از شما نگه می‌داریم و دریافت نسخه‌ای از آن‌ها.
- دریافت خروجی از داده‌ها. گزارش‌ها در نرم‌افزار به CSV صادر می‌شوند، API دسترسی برنامه‌نویسی به دفاتر شما را فراهم می‌کند و در صورت درخواست، نسخه‌ای از اطلاعات حساب کاربری را در اختیارتان می‌گذاریم.
- اصلاح داده‌های نادرست. بیشتر اطلاعات حساب در پروفایل قابل ویرایش است.
- حذف داده‌ها. مالک می‌تواند کسب‌وکار را در نرم‌افزار حذف کند. برای بستن حساب کاربری و پاک کردن داده‌ها به ما ایمیل بزنید.
- اعتراض به پردازش یا محدود کردن آن وقتی مبنای پردازش منافع مشروع ماست.
- پس گرفتن رضایت هر جا که مبنای پردازش رضایت باشد، بدون اثر بر پردازش‌های پیشین.
- شکایت به مرجع ناظر حفاظت از داده در کشور خود.
برای استفاده از هر یک از این حقوق، از نشانی ایمیل متصل به حساب خود به support@hesabdar.my ایمیل بزنید. ممکن است لازم باشد هویت شما را تأیید کنیم و در مهلتی که قانون تعیین کرده پاسخ می‌دهیم. برخی سوابق، مانند سوابق صورتحساب، ممکن است به حکم قانون نزد ما باقی بماند.
۱۱.کودکان
حسابدار من ابزاری تجاری است و مخاطب آن کودکان نیستند. آگاهانه از افراد زیر ۱۶ سال داده شخصی جمع نمی‌کنیم. اگر فکر می‌کنید کودکی داده شخصی در اختیار ما گذاشته، با ما تماس بگیرید تا آن را حذف کنیم.
۱۲.تغییرات این سیاست
ممکن است با تغییر سرویس یا قوانین، این سیاست را به‌روز کنیم. تاریخ بالای صفحه آخرین نسخه را نشان می‌دهد. اگر تغییری اثر مهمی بر نحوه استفاده از داده‌های شخصی شما داشته باشد، پیش از اجرا از طریق ایمیل یا داخل نرم‌افزار اطلاع می‌دهیم.
۱۳.تماس
پرسش درباره این سیاست یا داده‌هایتان: support@hesabdar.my. گزارش مشکل امنیتی: security@hesabdar.my. راه‌های دیگر ارتباط در صفحه تماس با ما آمده است.