تعریف
سند اصلاحی سندی است که در پایان دوره و پیش از تهیه صورت‌های مالی ثبت میشود تا مانده حساب‌ها به‌روز شود. اصلاحات رایج شامل شناسایی هزینه‌ها و درآمدهای تحقق‌یافته، مستهلک کردن پیش‌پرداخت‌ها، ثبت استهلاک و به‌روز کردن ذخایر است تا درآمد و هزینه در دوره واقعی خود بنشینند.
توضیح بیشتر
دلیل اصلاحات این است که پول و مدارک به‌ندرت در همان دوره‌ای می‌رسند که رویداد اقتصادی رخ داده است. برق اسفند در فروردین قبض میشود؛ حق بیمه سالانه‌ای که در خرداد پرداخت شده دوازده ماه را پوشش میدهد. بدون اصلاحات، صورت سود و زیان از فاکتور و پرداخت پیروی میکند، نه از مبنای تعهدی.
اصلاحات چهار دسته رایج دارند: هزینه و درآمد تحقق‌یافته ثبت‌نشده، پیش‌پرداخت و پیش‌دریافتی که در طول زمان مستهلک میشود، برآوردها (استهلاک، ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول، کاهش ارزش موجودی) و اصلاح طبقه‌بندی. بیشترشان تکرارشونده‌اند و جای خوبی در چک‌لیست بستن ماه دارند.
خطای رایج این است که هزینه معوق ثبت شود و ماه بعد فاکتور واقعی هم کامل به هزینه برود؛ یعنی هزینه دو بار ثبت میشود. یا هزینه معوق را روز اول دوره جدید برگشت بزنید یا فاکتور را با آن تسویه کنید.
مثال: حقوق اسفند که در فروردین پرداخت میشود
کارکنان در هفته آخر اسفند ۸۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال حقوق کسب کرده‌اند که پنجم فروردین پرداخت میشود. در ۲۹ اسفند هزینه و بدهی ثبت میشود و در فروردین پرداخت، بدهی را تسویه میکند.
| تاریخ | شرح حساب | بدهکار (ریال) | بستانکار (ریال) |
|---|---|---|---|
| ۲۹ اسفند | هزینه حقوق و دستمزد | ۸۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| ۲۹ اسفند | حقوق پرداختنی | ۸۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| ۵ فروردین | حقوق پرداختنی | ۸۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| ۵ فروردین | بانک | ۸۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |