تعریف
تاریخ قفل ثبت، ویرایش و قطعی کردن هر سندی را که تاریخش تا روز مشخصی است مسدود میکند. وقتی ماه، فصل یا سالی گزارش، اظهار یا حسابرسی شد، تاریخ قفل جلوی تغییر تصادفی آن را می‌گیرد. اسناد دیررسیده در دوره باز جاری ثبت می‌شوند، نه با بازنویسی بی‌صدای گذشته.
توضیح بیشتر
تاریخ قفل را آخرین مرحله بستن هر دوره قرار دهید: پس از اسناد اصلاحی، بررسی و تأیید، آن را روی آخرین روز دوره بسته‌شده بگذارید. برای مالیات بر ارزش افزوده، دست‌کم تا پایان آخرین دوره‌ای که اظهارنامه‌اش ارسال شده قفل کنید تا دفاتر با آنچه اظهار شده هماهنگ بماند.
تاریخ قفل از بستن سال مالی سبک‌تر است. سند اختتامیه صادر نمی‌کند و مانده‌ای جابه‌جا نمی‌کند؛ فقط اسناد را منجمد میکند. بسیاری از تیم‌ها ماه جاری را باز نگه می‌دارند و ماه‌های قبل را قفل می‌کنند.
اگر لازم است در دوره قفل‌شده تغییری داده شود، کاربر مجاز تاریخ قفل را عقب می‌برد، اصلاح را انجام می‌دهد و دوباره قفل میکند. حسابدار من ثبت میکند چه کسی و چه زمانی تاریخ قفل را تغییر داده است (ردپای تغییرات).
مثال: قفل ماهانه
پس از تأیید بستن حسابهای اسفند در ۸ فروردین، تاریخ قفل روی ۲۹ اسفند تنظیم می‌شود. فاکتور خریدی با تاریخ ۲۷ اسفند که ۱۵ فروردین می‌رسد، در فروردین با توضیح ثبت می‌شود و اسفند دوباره باز نمی‌شود؛ مگر اینکه مبلغ با اهمیت باشد و تصمیم به اصلاح دوره گرفته شود.