تعریف
نوع سند برچسبی است که اسناد حسابداری را بر اساس کاربرد دسته‌بندی میکند؛ مثل فروش، خرید، دریافت، پرداخت، حقوق و دستمزد یا اصلاحی، معمولاً با یک کد کوتاه. نوع سند فیلتر کردن دفتر روزنامه، گزارش‌گیری از یک دسته رویداد و تعریف قواعد خودکار برای اسناد مشخص را ساده میکند.
توضیح بیشتر
در دفترداری دستی، دفترهای جداگانه مثل دفتر فروش، دفتر خرید و دفتر صندوق کار نوع سند را انجام می‌دادند. نرم‌افزار یک دفتر روزنامه واحد نگه می‌دارد و به هر سند نوعش را برچسب می‌زند؛ پس هر وقت لازم باشد فهرست اسناد فروش یا پرداخت‌ها را بدون دفتر جداگانه می‌گیرید.
کاربرد نوع سند فقط فیلتر نیست. قواعد تأیید، شمارهگذاری، چک‌لیست بررسی و خودکارسازی می‌توانند به آن وابسته باشند: در حسابدار من یک گردش‌کار می‌تواند فقط وقتی اجرا شود که سندی از نوع فروش قطعی شده است؛ مثلاً برای ساختن سند خرید متناظر در شرکت دیگر گروه.
فهرست را کوتاه و ثابت نگه دارید. ده دوازده نوع سند با تعریف روشن از پنجاه نوع هم‌پوشان بهتر است و تغییر معنای یک نوع در میانه سال مقایسه دوره‌ها را خراب میکند.
نمونه فهرست انواع سند
بیشتر کسب‌وکارهای کوچک و متوسط با فهرستی شبیه این کار میکنند.
| کد | نوع سند | کاربرد |
|---|---|---|
| SAL | فروش | فاکتور فروش و برگشت از فروش |
| PUR | خرید | فاکتور خرید و برگشت از خرید |
| RCT | دریافت | وجوه دریافتی از مشتریان |
| PAY | پرداخت | پرداخت به تأمین‌کنندگان و دیگران |
| PRL | حقوق و دستمزد | حقوق ماهانه و حق بیمه |
| ADJ | اصلاحی | هزینه‌های معوق، استهلاک، اصلاحات |