حسابداری چک: ثبت چک دریافتنی، پرداختنی، در جریان وصول و برگشتی

حسابداری چک یعنی ثبت هر مرحله از عمر یک چک، از دریافت یا صدور تا وصول، خرج کردن، برگشت یا ابطال، با سند جداگانه و در حساب‌های جدا، تا در هر لحظه بدانید چه مبلغی چک در دست دارید، چه مبلغی در بانک در جریان وصول است و چه تعهدی بابت چک‌های صادره دارید. در کدینگ استاندارد ایران این کار با سه حساب اصلی انجام می‌شود: اسناد دریافتنی تجاری، اسناد در جریان وصول و اسناد پرداختنی تجاری.

در این راهنما تیم تحریریه حسابدار من سند هر مرحله را با مثال ریالی می‌آورد، نقش سامانه صیاد را توضیح می‌دهد و نشان می‌دهد با طرف حساب و پیوست چطور ردیابی چک‌ها را بدون ماژول جداگانه انجام دهید.

#چک در حسابداری چگونه ثبت می‌شود؟

چک دریافتنی در دارایی‌های جاری و چک پرداختنی در بدهی‌های جاری ثبت می‌شود، و هر تغییر وضعیت چک یک سند جابه‌جایی بین این حساب‌ها و بانک است. اصل ساده است: چک پول نقد نیست تا وقتی وصول نشده؛ پس نباید مستقیم به حساب بانک برود.

در قالب «استانداردهای حسابداری ایران» در حسابدار من این حساب‌های معین آماده‌اند:

حساب‌های ۱۳۰۱، ۱۳۰۲، ۱۳۰۳، ۳۱۰۱ و ۳۱۰۲ «نیازمند طرف حساب» هستند؛ یعنی هر سطر سند روی این حساب‌ها باید نام مشتری یا تأمین‌کننده را داشته باشد. همین طرف حساب نقش تفصیلی را بازی می‌کند و نیازی نیست برای هر مشتری معین جدا بسازید. توضیح کامل‌تر در راهنمای کدینگ حسابداری آمده است.

#سامانه صیاد چیست و چه ربطی به حسابداری دارد؟

سامانه صیاد (سامانه یکپارچه صدور و انتقال چک) سامانه بانک مرکزی برای ثبت صدور، دریافت و انتقال چک‌های صیادی است. طبق ماده ۲۱ مکرر قانون صدور چک (افزوده‌شده با قانون اصلاح قانون صدور چک)، صدور و انتقال چک باید در این سامانه ثبت شود و از ۱۴۰۰ ثبت چک‌های جدید در عمل الزامی شده است. صادرکننده چک را با نام گیرنده، مبلغ و تاریخ ثبت می‌کند و گیرنده باید آن را در سامانه تأیید کند؛ خرج کردن چک (انتقال به شخص دیگر) هم باید در همین سامانه ثبت شود.

برای حسابدار این سه نتیجه عملی دارد:

1. تأیید چک دریافتی در صیاد را جزء فرایند کنید: چکی که در صیاد تأیید نشده، ممکن است در وصول یا پیگیری حقوقی مشکل پیدا کند. متن قانون و اصلاحاتش را در سامانه قوانین ببینید و بحث حقوقی درباره چک ثبت‌نشده را در ویکی‌حقوق دنبال کنید.
2. خرج کردن چک دو ثبت دارد: یکی انتقال در صیاد، یکی سند حسابداری. هر دو باید هم‌زمان انجام شود.
3. شماره صیادی را در شرح سند بنویسید: شماره ۱۶ رقمی صیادی بهترین شناسه یکتای چک برای جستجو در دفاتر است.

جزئیات اجرایی (مهلت تأیید، استعلام وضعیت، رویه بانک‌ها) ممکن است با دستورالعمل‌های بانک مرکزی تغییر کند؛ پیش از تنظیم رویه داخلی، اطلاعیه‌های رسمی را بررسی کنید.

#سند چک دریافتنی در هر مرحله چیست؟

هر مرحله چک دریافتنی یک سند دارد: دریافت، واگذاری به بانک، وصول یا برگشت، و در صورت خرج کردن، انتقال به تأمین‌کننده. برای همه مراحل یک مثال پیوسته می‌زنیم.

#مثال پایه

شرکت آلفا بابت فروش نسیه ۳۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال (۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان) بدهکار است و دو چک صیادی می‌دهد: چک اول ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال با سررسید ۳۰ روزه و چک دوم ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال با سررسید ۶۰ روزه.

#۱. دریافت چک از مشتری

بهتر است برای هر چک یک سطر جدا بنویسید (۲۰۰ و ۱۰۰ میلیون) با شماره صیادی و تاریخ سررسید در شرح سطر. تصویر روی چک را هم به سند پیوست کنید.

#۲. واگذاری چک به بانک برای وصول

چک اول را در سررسید به بانک می‌سپارید. هنوز پولی نیامده است؛ فقط محل نگهداری چک عوض شده:

#۳. وصول چک

بانک مبلغ را به حساب واریز می‌کند و ۵۰٬۰۰۰ ریال کارمزد برمی‌دارد (مبلغ کارمزد فرضی است):

#۴. برگشت چک (چک برگشتی)

فرض کنید چک دوم در سررسید برگشت می‌خورد و بانک گواهی عدم پرداخت صادر می‌کند. چک ابتدا به بانک واگذار شده بود (سند ۱۳۰۳ بدهکار و ۱۳۰۲ بستانکار)، حالا برمی‌گردد. طلب از مشتری دوباره حساب دریافتنی است، اما بهتر است جدا دیده شود:

اگر تعداد چک‌های برگشتی زیاد است، یک حساب معین جدید زیر کل ۱۳ بسازید، مثلاً «اسناد دریافتنی برگشتی»، و به‌جای ۱۳۰۱ از آن استفاده کنید تا گزارش چک‌های برگشتی با یک نگاه به دفتر معین به دست آید. کارمزد برگشت را هم جداگانه به ۸۶۰۲ ببرید و اگر طبق قرارداد قابل مطالبه از مشتری است، به حساب مشتری بدهکار کنید.

اگر احتمال وصول کم شد، برای آن ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول بگیرید: هزینه مطالبات مشکوک‌الوصول (۸۲۱۲) بدهکار و ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول (۱۳۰۴) بستانکار.

#۵. خرج کردن چک (انتقال به تأمین‌کننده)

اگر به‌جای واگذاری به بانک، چک ۲۰۰ میلیونی را به تأمین‌کننده «شرکت بتا» بدهید تا بدهی خود را بپردازید:

انتقال را در صیاد هم ثبت کنید. اگر چک خرج‌شده بعداً برگشت بخورد، تأمین‌کننده آن را پس می‌دهد و بدهی شما زنده می‌شود: حساب دریافتنی شرکت آلفا بدهکار و حساب پرداختنی شرکت بتا بستانکار.

#سند چک پرداختنی چیست؟

چک صادره تا وقتی از حساب بانکی برداشت نشده، بدهی در قالب اسناد پرداختنی است و نباید مستقیم حساب بانک را بستانکار کند. فرض کنید بابت بدهی ۱۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی به شرکت بتا یک چک صیادی ۴۵ روزه صادر می‌کنید.

#۶. صدور چک

#۷. پاس شدن چک صادره

در سررسید که بانک مبلغ را برداشت کرد:

#۸. ابطال یا عودت چک صادره

اگر چک پیش از سررسید پس گرفته شود (مثلاً با پرداخت نقدی یا جایگزینی)، سند صدور را برعکس کنید: اسناد پرداختنی بدهکار و حساب‌های پرداختنی بستانکار. اگر سند صدور هنوز موقت است، آن را اصلاح کنید؛ اگر قطعی شده، سند معکوس بزنید. اصل چک باطل‌شده را بایگانی کنید و تصویرش را پیوست کنید.

#چک‌های تاریخ‌دار و مدت‌دار را چطور ثبت کنیم؟

رویه رایج در ایران این است که چک مدت‌دار در تاریخ دریافت یا صدور ثبت شود، نه در سررسید. دلیلش این است که با دریافت چک، طلب شما از «حساب» به «سند» تبدیل شده و با صدور چک، تعهد شما قطعی شده است. سررسید را در شرح سطر بنویسید تا با فیلتر شرح یا خروجی CSV فهرست سررسیدها را بسازید.

چک تضمین (ضمانت حسن انجام کار یا تضمین قرارداد) فرق دارد: بابت آن معامله‌ای رخ نداده و نباید در اسناد دریافتنی یا پرداختنی تجاری بنشیند. برخی شرکت‌ها آن را در حساب‌های انتظامی (دو حساب با مبلغ برابر که همیشه یکدیگر را خنثی می‌کنند) ثبت می‌کنند و برخی فقط در دفتر جداگانه نگه می‌دارند. اگر حساب انتظامی می‌خواهید، دو حساب معین (مثلاً «طرف حساب‌های انتظامی» و «حساب‌های انتظامی») بسازید که در صورت‌های مالی اثر خالص صفر داشته باشند.

#چک‌ها را بدون ماژول چک چطور ردیابی کنیم؟

ردیابی چک با سه ابزار انجام می‌شود: مانده حساب‌های چک به تفکیک طرف حساب، شرح استاندارد سطرها و پیوست تصویر چک. این روش کاری است که در «حسابدار من» پیشنهاد می‌کنیم.

1. قالب شرح ثابت: «چک صیادی [شماره ۱۶ رقمی]، بانک [نام]، سررسید [تاریخ]». با این قالب، جستجو در دفتر معین هر چک را پیدا می‌کند.
2. یک سطر برای هر چک: حتی وقتی مشتری چند چک می‌دهد. این کار برگشت یا وصول یک چک را ساده می‌کند.
3. پیوست تصویر روی و پشت چک به سند دریافت یا صدور.
4. گزارش مانده طرف حساب‌ها: مانده ۱۳۰۲ هر مشتری یعنی چک‌هایی که در صندوق دارید، و مانده ۱۳۰۳ یعنی چک‌هایی که در بانک است.
5. دفتر معین با مانده جاری برای هر حساب چک، و خروجی CSV برای ساختن جدول سررسید در اکسل.
6. کنترل ماهانه: در پایان هر ماه، مانده ۱۳۰۲ را با شمارش فیزیکی چک‌های صندوق و مانده ۱۳۰۳ را با فهرست چک‌های واگذارشده به بانک تطبیق دهید.

#اشتباهات رایج در حسابداری چک

بیشتر خطاها از میان‌بر زدن در ثبت می‌آید؛ یعنی رد کردن یکی از مراحل یا ثبت چک مثل پول نقد.

• ثبت مستقیم چک دریافتی به حساب بانک: تا وصول نشده، دارایی شما چک است، نه موجودی بانک. مغایرت بانکی و جریان وجوه نقد به هم می‌ریزد.
• رد کردن مرحله اسناد در جریان وصول: بدون آن نمی‌دانید کدام چک در صندوق است و کدام در بانک.
• برگرداندن چک برگشتی به ۱۳۰۲: چک برگشتی دیگر سند قابل وصول در سررسید نیست؛ آن را به دریافتنی یا حساب جداگانه چک‌های برگشتی ببرید.
• ثبت نکردن خرج چک در صیاد: سند حسابداری درست است، اما انتقال قانونی ناقص مانده است.
• ثبت چک تضمین در اسناد دریافتنی تجاری: دارایی و بدهی را بی‌دلیل بزرگ نشان می‌دهد.
• بستانکار کردن حساب بانک هنگام صدور چک مدت‌دار: مانده بانک دفاتر از مانده واقعی کمتر می‌شود.
• نداشتن طرف حساب روی سطرهای چک: گزارش «چک‌های هر مشتری» دیگر ممکن نیست.

#حسابداری چک در «حسابدار من»

حسابدار من ماژول جداگانه مدیریت وضعیت چک (کارتابل چک، هشدار سررسید، تغییر وضعیت با یک کلیک) ندارد؛ این را صریح می‌گوییم. حسابداری چک با همان روش بالا انجام می‌شود و همه چیزهایی که برایش لازم است در محصول هست:

• کدینگ استانداردهای حسابداری ایران با حساب‌های اسناد دریافتنی، اسناد در جریان وصول، اسناد پرداختنی و ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول.
• طرف حساب (مشتری و تأمین‌کننده) به‌عنوان تفصیلی، با شناسه ملی یا اقتصادی و الزام آن روی حساب‌های چک.
• سند موقت و قطعی، سند معکوس برای ابطال، کپی سند برای ثبت سریع چک‌های مشابه و پیوست تصویر چک.
• گزارش مانده طرف حساب‌ها، دفتر کل و معین با مانده جاری، تراز آزمایشی و خروجی CSV.
• با ماژول اختیاری خرید و فروش، صورت‌حساب طرف حساب و سنی‌کردن دریافتنی‌ها و پرداختنی‌ها.

اگر سیستم چک یا بانکداری خودتان را دارید، می‌توانید سندهای چک را با API حسابداری از همان سیستم بسازید. ماژول مغایرت بانکی هم نداریم؛ تطبیق صورت‌حساب بانک با دفتر معین بانک را با خروجی CSV انجام دهید. فهرست کامل امکانات در صفحه امکانات است.

ابزار رایگان: مبلغ چک را با ابزار تبدیل عدد به حروف به حروف بنویسید و ریال و تومان را با مبدل ریال و تومان چک کنید.