تعریف
سند حسابداری ثبت یک رویداد مالی در دفاتر است. سند تاریخ، شرح و دو یا چند ردیف دارد که حساب‌ها را با جمع برابر بدهکار و بستانکار می‌کنند. مبالغ فقط از راه سند به دفتر کل و دفتر معین می‌رسند، پس همه گزارش‌های مالی در نهایت از اسناد حسابداری ساخته می‌شوند.
توضیح بیشتر
سند کامل به چهار پرسش پاسخ می‌دهد: چه زمانی (تاریخ)، چه اتفاقی افتاد (شرح و مرجع مثل شماره فاکتور)، کدام حساب‌ها تغییر کردند (ردیف‌ها) و به چه مبلغ (بدهکار و بستانکار). بسیاری از اسناد روی هر ردیف طرف‌حساب، مرکز هزینه یا پروژه هم دارند و مدرک پشتیبان به آن‌ها پیوست می‌شود.
سند ابتدا موقت ذخیره و سپس قطعی می‌شود. در حسابدار من هر سند در سال مالی خودش شماره پیاپی می‌گیرد، سند ناتراز قطعی نمی‌شود و سند قطعی فقط با سند برگشتی اصلاح می‌شود تا ردپای حسابرسی کامل بماند.
خطاهای رایج: جمع کردن چند رویداد نامرتبط در یک سند، شرح‌های مبهم مثل «متفرقه» و ثبت کل مبلغ فاکتور به حساب فروش بدون جدا کردن مالیات بر ارزش افزوده. قالب سند حسابداری ستون‌های استاندارد را نشان می‌دهد.
مثال: فروش نسیه خدمات با مالیات بر ارزش افزوده
شرکتی خدماتی به مبلغ ۱٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال به‌علاوه ۱۰ درصد مالیات و عوارض ارزش افزوده به‌صورت نسیه می‌فروشد. مشتری ۱٬۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بدهکار می‌شود؛ یک میلیارد ریال درآمد است و ۱۰۰ میلیون ریال مالیاتی است که باید به سازمان امور مالیاتی پرداخت شود.
| شرح حساب | بدهکار (ریال) | بستانکار (ریال) |
|---|---|---|
| حساب‌های دریافتنی تجاری (مشتری) | ۱٬۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| درآمد ارائه خدمات | ۱٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| مالیات بر ارزش افزوده فروش (پرداختنی) | ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| جمع | ۱٬۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۱٬۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |