سند موقت و سند قطعی

حالت موقت فرصت آماده‌سازی و بررسی می‌دهد. حسابدار می‌تواند فاکتورهای خرید را به‌صورت موقت ثبت کند، مدارک را پیوست کند و سرپرست آن‌ها را قطعی کند. گزارش‌ها اسناد موقت را نادیده می‌گیرند، پس کار نیمه‌تمام به تراز آزمایشی ارسالی برای مدیریت راه پیدا نمی‌کند.

قطعی کردن نقطه کنترل است. سند قطعی بخشی از سوابق رسمی است که گزارش‌ها، اظهارنامه‌های مالیاتی و حسابرسی به آن تکیه دارند. به همین دلیل در حسابدار من سند قطعی تغییرناپذیر است و برای ابطال آن باید سند برگشتی صادر شود؛ هر دو سند با پیوند به هم در دفاتر می‌مانند.

مراقب اسناد موقتی باشید که ماه‌ها مانده‌اند. پیش از بستن هر دوره، اسناد موقت آن دوره را فهرست کنید و یا قطعی یا حذفشان کنید؛ سپس تاریخ قفل جلوی ثبت سند جدید در دوره بسته‌شده را می‌گیرد.

قبض برق ۹۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی که موقت ثبت شده در دفتر کل دیده نمی‌شود. پس از قطعی شدن، مانده هزینه برق و حساب پرداختنی هر دو ۹۰ میلیون ریال تغییر می‌کنند.