تعریف
دفتر روزنامه همه اسناد قطعی را به ترتیب تاریخ همراه با همه ردیف‌ها، حساب‌ها و مبالغشان فهرست می‌کند و ثبت زمانی رویدادهای مالی کسب‌وکار است. دفتر کل همان ردیف‌ها را به تفکیک حساب گروه‌بندی می‌کند؛ پس روزنامه می‌گوید «چه زمانی چه شد» و دفتر کل می‌گوید «بر این حساب چه گذشت».
توضیح بیشتر
چون اسناد با شماره و به ترتیب در روزنامه می‌آیند، اینجا بهترین جا برای کنترل کامل بودن است: شکاف در شماره‌ها یا سندی با تاریخ نامتناسب فوراً به چشم می‌آید. به همین دلیل حسابرسان و ممیزان مالیاتی معمولاً دفتر روزنامه را می‌خواهند.
گزارش خوب روزنامه شماره سند، تاریخ، شرح، نوع سند و برای هر ردیف کد و نام حساب، طرف‌حساب و مبلغ بدهکار یا بستانکار را با جمع هر سند و جمع دوره نشان می‌دهد.
طبق قانون تجارت، دفتر روزنامه و دفتر کل دفاتر قانونی‌اند و باید سال‌ها نگهداری شوند. نگهداری الکترونیکی اسناد قطعی تغییرناپذیر همراه تاریخچه تغییرات، کار تهیه این دفاتر را در زمان رسیدگی ساده می‌کند.
مثال: دو روز از دفتر روزنامه
اسناد به ترتیب آمده‌اند و هر سند به‌تنهایی تراز است.
| شماره سند | تاریخ | شرح حساب | بدهکار (ریال) | بستانکار (ریال) |
|---|---|---|---|---|
| ۱۰۱ | ۲ اردیبهشت | بانک | ۴۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| ۱۰۱ | ۲ اردیبهشت | حساب‌های دریافتنی: بازرگانی آلفا | ۴۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| ۱۰۲ | ۳ اردیبهشت | ملزومات اداری | ۱۸٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| ۱۰۲ | ۳ اردیبهشت | موجودی صندوق | ۱۸٬۰۰۰٬۰۰۰ |