تعریف
دفتر کل مجموعه کامل حسابهای یک کسب‌وکار است که همه گردشهای قطعی و مانده جاری هر حساب را نشان میدهد. ردیف‌های اسناد حسابداری به آن منتقل می‌شوند و تراز آزمایشی، ترازنامه و صورت سود و زیان همه از ماندههای دفتر کل ساخته می‌شوند؛ دفتر کل ستون فقرات دفاتر است.
توضیح بیشتر
دفتر روزنامه را دفترچه خاطرات و دفتر کل را بایگانی در نظر بگیرید. دفتر روزنامه اسناد را به ترتیب تاریخ فهرست می‌کند؛ دفتر کل همان ردیف‌ها را به تفکیک حساب مرتب می‌کند تا با باز کردن حساب صندوق یا دریافتنی‌ها، هر گردش را با تاریخ، شماره سند و مانده پس از آن ببینید.
گزارش خوب دفتر کل اجازه میدهد از یک مانده به اسناد پشت آن و از سند به مدرک پشتیبانش برسید. حسابرس همین ردیابی را آزمون می‌کند و بررسی پایان ماه هم با آن سریع می‌شود: هر مانده عجیب با چند کلیک توضیح داده می‌شود.
در کدینگ ایرانی، دفتر کل معمولاً در سطح حساب کل و دفتر معین در سطح حساب معین نگه داشته می‌شود و جزئیات اشخاص و پروژه‌ها در سطح تفصیلی می‌آید. کدینگی که برای هر مشتری یک حساب کل جدا دارد خیلی زود غیرقابل مدیریت می‌شود.
مثال: حساب بانک در دفتر کل
مانده اول ماه ۱٬۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال است؛ یک دریافت از مشتری و دو پرداخت در طول ماه، مانده پایان ماه را به ۱٬۳۳۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال می‌رساند.
| تاریخ | شماره سند | شرح | بدهکار | بستانکار | مانده |
|---|---|---|---|---|---|
| ۱ خرداد | مانده از قبل | ۱٬۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |||
| ۴ خرداد | ۴۱۲ | دریافت از مشتری الف | ۵۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۱٬۷۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| ۱۰ خرداد | ۴۱۹ | اجاره خرداد | ۲۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۱٬۴۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| ۲۸ خرداد | ۴۵۵ | پرداخت به فروشنده ب | ۱۲۵٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۱٬۳۳۵٬۰۰۰٬۰۰۰ |