تعریف
دفتر معین جزئیات پشت یک حساب کل را نشان میدهد؛ مثلاً هر مشتری در حساب‌های دریافتنی تجاری یا هر تأمین‌کننده در حساب‌های پرداختنی. دفتر کل یک جمع را نشان میدهد و دفتر معین نشان میدهد این جمع از چه اقلامی تشکیل شده است. جمع دفتر معین همیشه باید با مانده حساب کل برابر باشد.
توضیح بیشتر
بدون دفتر معین، دفتر کل برای هر مشتری، تأمین‌کننده و دارایی به یک حساب جدا نیاز داشت. جدا کردن جزئیات، کدینگ را کوتاه و صورت‌های مالی را خوانا نگه می‌دارد، در حالی که پیگیری وصول، پرداخت به فروشندگان و فهرست دارایی‌ها همچنان از مانده تک‌تک اقلام انجام می‌شود.
در کدینگ رایج ایرانی، دفتر معین گردش هر حساب معین را نشان میدهد و جزئیات اشخاص در سطح تفصیلی دنبال می‌شود. در نرم‌افزارهای امروزی این دفترها کتاب جداگانه نیستند، بلکه گزارش‌هایی از همان ردیف‌های سندند؛ پس از هم فاصله نمی‌گیرند.
وقتی در اکسل یا سیستم‌های نیمه‌یکپارچه اختلاف پیش می‌آید، علت تقریباً همیشه سندی است که مستقیم و بدون طرفحساب به حساب کل زده شده، یا اصلاحی که فقط در سطح شخص انجام شده و به دفتر کل نرسیده است. این تطبیق را هر ماه انجام دهید.
مثال: حساب‌های دریافتنی و مانده مشتریان
حساب دریافتنی‌های تجاری در دفتر کل ۱٬۸۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال مانده دارد. جمع مانده مشتریان در دفتر معین هم همین مبلغ است.
| مشتری | مانده (ریال) |
|---|---|
| بازرگانی آلفا | ۷۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| شرکت روشن‌راه | ۵۹۵٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| استودیو سرو | ۵۲۵٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| جمع = مانده حساب کل | ۱٬۸۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |