تعریف
ردپای حسابرسی سابقه زمانی و غیرقابل دست‌کاری همه عملیات روی داده‌های حسابداری است: چه کسی، چه زمانی، از کجا چه چیزی را ساخت، ویرایش کرد، قطعی کرد، برگشت زد یا حذف کرد و کدام مقادیر تغییر کرد. حسابرس با آن هر رقم صورت‌های مالی را تا سند منشأ و شخص مسئول دنبال میکند.
توضیح بیشتر
ردپای کارآمد برای هر تغییر به پنج سؤال پاسخ می‌دهد: چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، از کجا (نشانی IP یا کلید API) و چگونه (مقدار قبلی و جدید). باید کامل باشد، خودکار توسط سیستم نوشته شود و کاربران عادی نتوانند آن را ویرایش یا حذف کنند.
ردپای حسابرسی همراه با قواعد قطعی کردن سند معنا پیدا میکند. اگر سند قطعی بی‌صدا قابل ویرایش باشد، دفتر تاریخچه‌اش را از دست می‌دهد. در حسابدار من سند قطعی تغییرناپذیر است و اصلاح با سند برگشتی مرتبط انجام میشود و گزارش تغییرات، عملیات، کاربر یا کلید API، نشانی IP، مرورگر، زمان و فیلدهای تغییرکرده با مقدار قبلی و جدید را نگه می‌دارد.
حسابرس از این سابقه برای آزمون کنترل‌ها استفاده میکند؛ مثلاً اینکه سندی پس از تاریخ قفل ثبت شده یا تهیه‌کننده و تأییدکننده سند یک نفر بوده‌اند. در رسیدگی مالیاتی هم سابقه تغییرات، اعتبار دفاتر الکترونیکی را پشتیبانی میکند.
مثال: پیگیری یک فاکتور ویرایش‌شده
در حسابرسی، فروشی به مبلغ ۱۲۴ میلیون ریال غیرعادی به نظر می‌رسد. ردپای حسابرسی نشان می‌دهد کارمند فروش آن را در ۱۲ اسفند به‌صورت موقت با مبلغ ۱۴۲ میلیون ریال ساخته، یک ساعت بعد به ۱۲۴ میلیون ریال ویرایش کرده و مدیر مالی در ۱۳ اسفند از نشانی IP دفتر آن را قطعی کرده است. حسابرس تغییر پیش از قطعی شدن و تأییدکننده آن را تأیید میکند.